* Generación: Todo el documento se crea automáticamente en función de los datos de otras fuentes (por ejemplo, un informe generado a partir de una base de datos).
* Población: Las plantillas preexistentes se llenan con datos de fuentes externas (por ejemplo, un correo electrónico de marketing personalizado con datos de clientes insertados).
* Actualización: Los documentos existentes se actualizan automáticamente con nueva información (por ejemplo, una lista de inventario que refleja automáticamente los cambios en los niveles de stock).
* Formateo: El diseño y el formato del documento se ajustan automáticamente en función de ciertas condiciones (por ejemplo, una tabla de cambio de tamaño dinámico).
* Distribución: Los documentos se envían automáticamente a los destinatarios (por ejemplo, facturas enviadas por correo electrónico al finalizar el pedido).
Los ejemplos de documentos automatizados incluyen:
* Informes generados: Informes de ventas, estados financieros, informes de inventario, etc.
* correos electrónicos personalizados: Correos electrónicos de marketing, confirmaciones de pedidos, boletines, etc.
* facturas y declaraciones: Los documentos de facturación creados y enviados automáticamente a los clientes.
* contratos: Documentos con cláusulas específicas generadas automáticamente en función de reglas predefinidas.
* Documentos legales: Documentos legales simples como NDAS, llenos de detalles específicos extraídos de una base de datos.
El nivel de automatización puede variar mucho. Algunos documentos pueden estar completamente automatizados, mientras que otros solo pueden tener ciertas piezas automatizadas (por ejemplo, inserción de datos en una plantilla). La clave es que algún aspecto de la creación o gestión del documento es manejado por un sistema en lugar de un humano.