pros:
* Seguridad: Las instalaciones de almacenamiento fuera del sitio de buena reputación tienen medidas de seguridad sólidas, incluidos los sistemas de supresión de incendios, la vigilancia 24/7 y el control de acceso. Esto puede ofrecer una mejor protección que su propia oficina, especialmente si se encuentra en un área de alto riesgo o susceptible a desastres naturales.
* Recuperación de desastres: En caso de incendio, inundación u otros desastres, sus documentos son seguros y accesibles. Esto es crucial para la continuidad del negocio.
* ahorro de espacio: El almacenamiento fuera del sitio libera un valioso espacio de oficina, que puede usarse para fines más productivos.
* rentable: A la larga, el almacenamiento fuera del sitio puede ser más rentable que mantener su propio espacio de almacenamiento, especialmente si necesita equipos especializados o control climático.
* Accesibilidad: Puede acceder a sus documentos cuando los necesite, ya sea recuperándolos usted mismo o usando un servicio de recuperación.
contras:
* Riesgos de seguridad: Si bien el almacenamiento fuera del sitio es generalmente seguro, todavía existe el riesgo de violaciones o robo de datos. Debe elegir un proveedor de buena reputación con fuertes medidas de seguridad.
* Pérdida de control: Rivide cierto control sobre sus documentos cuando se almacenan fuera del sitio. Confías en los procedimientos y las medidas de seguridad del proveedor de almacenamiento.
* Limitaciones de accesibilidad: Es posible que no tenga acceso inmediato a sus documentos, especialmente si los necesita con urgencia.
* Costo: El almacenamiento fuera del sitio viene con un costo, incluidas las tarifas de configuración iniciales, las tarifas de almacenamiento mensuales y las tarifas de recuperación.
* Impacto ambiental: El transporte y el almacenamiento pueden contribuir al impacto ambiental.
Para determinar si el almacenamiento de documentos fuera del sitio es adecuado para usted, considere lo siguiente:
* Tipo de documentos: ¿Está almacenando información confidencial o documentos insustituibles?
* Necesidades de seguridad: ¿Qué nivel de seguridad requieren sus documentos?
* Presupuesto: ¿Cuánto puede permitirse gastar en almacenamiento?
* Necesidades de accesibilidad: ¿Qué tan rápido necesita acceso a sus documentos?
* Preocupaciones ambientales: ¿Te sientes cómodo con el impacto ambiental del almacenamiento fuera del sitio?
Recomendaciones:
* Investigación a fondo: Elija un proveedor de almacenamiento fuera del sitio de buena reputación con un historial probado.
* hacer preguntas: Investigue sobre medidas de seguridad, procesos de recuperación y prácticas ambientales.
* Obtén todo por escrito: Asegúrese de que el acuerdo de almacenamiento describe claramente los términos y condiciones, incluidos los procedimientos de seguridad, la accesibilidad y los costos.
* Considere alternativas: Para algunos documentos, el almacenamiento digital puede ser una mejor opción.
En última instancia, la decisión de usar o no el almacenamiento de documentos fuera del sitio es personal. Cesactar cuidadosamente los pros y los contras lo ayudará a tomar la mejor decisión para sus necesidades.