Aquí hay un desglose:
Características clave:
* creado fuera de la organización: Esto significa que el documento se origina en una fuente externa, como un cliente, proveedor, agencia gubernamental o competidor.
* Utilizado para la comunicación con partes externas: Estos documentos se utilizan para interactuar con individuos u organizaciones fuera de la propia organización.
* Ejemplos:
* contratos: Acuerdos entre dos o más partes.
* facturas: Facturas para bienes o servicios proporcionados.
* Cartas de crédito: Instrumentos financieros utilizados en el comercio internacional.
* comunicados de prensa: Anuncios oficiales a los medios de comunicación.
* Materiales de marketing: Folletos, volantes, contenido del sitio web.
* Formularios de comentarios de los clientes: Encuestas o cuestionarios utilizados para reunir opiniones.
* Informes financieros: Documentos que revelan el desempeño financiero de una organización.
* Documentos legales: Contratos, licencias, patentes, etc.
Importancia de los documentos externos:
* Transacciones comerciales: Los documentos externos son esenciales para realizar negocios, especialmente en áreas como ventas, adquisiciones y asuntos legales.
* Comunicación y colaboración: Ayudan a las organizaciones a comunicarse con las partes interesadas externas y a construir relaciones.
* Cumplimiento y requisitos legales: Algunos documentos externos son obligatorios por ley o regulaciones, asegurando la transparencia y la responsabilidad.
Distinguir documentos externos de documentos internos:
* Documentos internos: Los documentos utilizados únicamente dentro de una organización, como memorandos, correos electrónicos, informes internos y planes de proyecto.
En esencia, los documentos externos actúan como puentes entre una organización y el mundo exterior, facilitando la comunicación, las transacciones y diversas actividades comerciales.