Estandarización: Los archivos PDF siguen un formato estandarizado, lo que garantiza que el diseño, el formato y el contenido del documento permanezcan consistentes cuando se abre en diferentes dispositivos y software. Esto hace que los archivos PDF sean confiables para compartir y almacenar documentos importantes donde mantener la apariencia original es crucial.
Seguridad: Los archivos PDF se pueden proteger con contraseña y cifrar para restringir el acceso y evitar la visualización, edición o impresión no autorizada de información confidencial. Esta capa adicional de seguridad hace que los archivos PDF sean adecuados para compartir documentos confidenciales o información confidencial.
Tamaño del archivo: En algunos casos, los archivos PDF pueden tener un tamaño más pequeño en comparación con los archivos de Word, especialmente cuando se trata de documentos que contienen muchas imágenes, gráficos o formatos complejos. Esto puede resultar beneficioso al compartir documentos por correo electrónico o cuando el espacio de almacenamiento es limitado.
Archivo a largo plazo: Los archivos PDF suelen ser los preferidos para el archivado y almacenamiento a largo plazo de documentos importantes debido a su estabilidad y preservación del contenido y formato originales a lo largo del tiempo. Son menos propensos a sufrir daños o cambios en comparación con los formatos editables como archivos de Word, lo que los hace ideales para registros históricos, documentos legales o artículos académicos.
Anotaciones y marcado: Si bien Microsoft Word también ofrece funciones de anotación, los archivos PDF brindan una forma estandarizada y versátil de agregar comentarios, resaltados, dibujos y otras marcas. Estas anotaciones se conservan y son visibles en diferentes dispositivos y plataformas, lo que hace que los archivos PDF sean útiles para la edición colaborativa, revisiones de documentos y sesiones de comentarios.
Accesibilidad: Los archivos PDF pueden ser accesibles para personas con discapacidades incorporando características como compatibilidad con lectores de pantalla, texto alternativo para imágenes y estructura adecuada del documento. Esto hace que los PDF sean un formato inclusivo para compartir información con una audiencia diversa.
Impresión: Los archivos PDF suelen ser los preferidos para imprimir documentos, ya que mantienen el diseño y el formato originales, lo que garantiza que lo que ve en la pantalla es lo que obtiene en papel. Esto es particularmente importante para documentos como folletos, certificados o presentaciones donde el formato preciso es esencial.