Cuando un archivo de empresa de QuickBooks ha tenido muchas transacciones durante un largo período de tiempo, el espacio ocupado por el software QuickBooks aumenta. Esto puede causar ralentizaciones extremas del proceso operativo QuickBooks. La solución a esto es archivar los años anteriores de los archivos de su empresa. En versiones anteriores de QuickBooks, este proceso se llamaba "archivo"; en las versiones más recientes, se llama "limpiar datos de la compañía". Este proceso condensa los archivos de la compañía del año anterior al eliminar los detalles de cada transacción cerrada, dejando solo los totales.
Crear y guardar una copia de seguridad
Paso 1
Insertar un flash unidad o CD-ROM en la computadora.
Paso 2
Haga clic en el botón "Archivo" en la barra de menú superior, luego seleccione "Guardar copia o copia de seguridad". Se le preguntará dónde desea guardar esta copia de seguridad; elija la unidad flash o el CD-ROM.
Haga clic en el cuadro "Nombre del archivo" y escriba "Archivado" antes de la extensión. Haga clic en "Aceptar" y se realizará una copia de seguridad del archivo en la unidad flash o CD-ROM.
Archivar el archivo
Paso 1
Haga clic en "Archivo" en la barra de menú superior y seleccione la opción "Utilidades". Cuando se abra la siguiente ventana, haga clic en "Limpiar datos de la empresa".
Paso 2
Seleccione "Eliminar transacciones a partir de una fecha específica". La fecha que elija será la fecha de cierre; todas las transacciones anteriores a esa fecha se condensarán y se eliminarán los detalles de esas transacciones.
Paso 3
Haga clic en "Siguiente" para abrir la siguiente ventana, donde elegirá criterios adicionales para eliminar transacciones. Hay cuatro opciones: eliminar las transacciones bancarias y de tarjetas de crédito sin borrar; eliminar transacciones marcadas para ser impresas; eliminar facturas y presupuestos marcados para ser enviados; eliminar transacciones que contengan costos no facturados o no reembolsados. Haga clic en "Siguiente".
Paso 4
Elija eliminar elementos que no tienen transacciones en la siguiente ventana que se abre. Estos elementos incluyen cuentas, clientes, proveedores, otros nombres, elementos de factura y notas de "Tareas pendientes".
Haga clic en "Iniciar limpieza". Guarde el archivo limpiado en el escritorio o en el disco duro externo para seguir trabajando en QuickBooks.
Consejo
Los contadores suelen archivar los datos de QuickBooks después de que finaliza el año fiscal. Si tiene varias transacciones que no se han cerrado, puede considerar archivar transacciones que comiencen dos años antes.
Advertencia
Mantenga el archivo de copia de seguridad en una ubicación segura en caso de que necesite volver a una transacción específica para obtener detalles sobre una transacción cerrada.
[Cómo archivar archivos de empresa de QuickBooks] URL: http://www.ordenador.online/computadora/Software/255928.html