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Crear carpetas amplia categoría dentro de Mis documentos ( en Windows) o en el disco duro (en un Mac OS ) . Leído 185 Crear un sistema de presentación impecable para obtener sugerencias sobre nombres de etiqueta .
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Crear subcarpetas dentro de cada categoría . Por ejemplo , ordenar los documentos financieros por año o tipo, y los documentos relacionados con la familia por persona .
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Utilice la función de la clasificación del equipo. Ponga "AAA " (o un espacio ) delante de los nombres de las carpetas más utilizadas y " ZZZ " (o una bala ) frente a los menos usados, por lo que el ex flotan en la parte superior de una lista alfabética y este último vaya a la parte inferior. O utilizar 01 , 02, 03 y así sucesivamente
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Especifique la carpeta por defecto el equipo guarda los archivos pulg Esto suele hacerse en el menú Preferencias - . En Word para Windows XP , por ejemplo, abra el menú Herramientas Opciones, haga clic en la ficha Ubicación de archivos , seleccione los documentos , y haga clic en Modificar.
5 Ordenar archivos
para satisfacer sus necesidades. Ordenar por fecha , por ejemplo , para encontrar el archivo que ha trabajado más recientemente. (En Windows XP , abra el menú Ver , seleccione Organizar iconos por y eligen de modificación . Los usuarios de Mac deben hacer clic en la ventana que desea ordenar , abra el menú Ver para Como lista , a continuación, seleccione por fecha de modificación . ) U ordenar por la clase o tipo de grupo de todas las hojas de cálculo , por ejemplo.
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Utilizar nombres de archivo significativos para sus documentos. Un nombre de archivo como salvador es menos útil que Resume_Sales_10_2004 . Recuerde que no debe utilizar barras , dos puntos , asteriscos o cualquier otra puntuación que un solo período que precede al sufijo.
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ir mejorando su sistema de archivo para que funcione cada vez mejor. Cambiar el nombre o reorganizar las carpetas y archivos basura o los inactivos . Evitar la duplicación de carpetas , en particular los que contienen fotos u otros archivos de gran tamaño; podrás llenar la unidad y crear confusión
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Utilice la función Guardar como si desea conservar una versión sin cambios de un documento. . Tendrá que especificar un nombre de archivo , que se puede basar en el viejo o el cambio por completo. Este truco de los geeks de la vieja escuela sigue siendo una buena: Añadir V1 , V2 , V3 , etc , al final de un nombre de archivo de seguimiento de las versiones de un documento que está modificando con el tiempo
9 .
Reserve su mesa para los artículos que necesitan atención inmediata . Cuando haya terminado de trabajar con ellos , presente en la carpeta adecuada. Trate de no almacenar documentos a largo plazo en el escritorio.