2. Espacio de almacenamiento reducido: Los archivos digitales requieren mucho menos espacio físico que los archivos de papel. Los terabytes de datos se pueden almacenar en un disco duro relativamente pequeño o almacenamiento en la nube, a diferencia del vasto espacio necesario para presentar archivadores y salas de almacenamiento.
3. Seguridad de datos mejorada: Los archivos de la computadora pueden protegerse con contraseñas, cifrado y medidas de control de acceso, evitando el acceso no autorizado y las violaciones de datos. Los archivos físicos son vulnerables al robo, el daño y la copia no autorizada.
4. Mayor eficiencia y productividad: Los archivos de la computadora facilitan los flujos de trabajo simplificados. Los datos se pueden compartir fácilmente, copiar, editar y procesar electrónicamente, ahorrando un tiempo y esfuerzo significativos en comparación con los procesos manuales de copia, presentación y transporte de documentos físicos.
5. Copia de seguridad de datos y recuperación de desastres: Los archivos de la computadora se pueden respaldar fácilmente hasta múltiples ubicaciones, reduciendo el riesgo de pérdida de datos debido a la falla del hardware, los desastres naturales u otros eventos imprevistos. Hacer respaldar y restaurar archivos físicos es mucho más engorroso y lento, y a menudo implica un mayor riesgo de pérdida.