Cómo escribir una guía sobre cómo realizar tareas simples en Excel
Esta guía describe cómo crear una guía útil y fácil de entender para realizar tareas simples en Microsoft Excel. Cubriremos la estructura, el contenido y las consideraciones de estilo.
i. Elegir su tarea:
Comience seleccionando una tarea de Excel directa. Evite fórmulas o macros complejas para una guía para principiantes. Los ejemplos incluyen:
* Ingresar y formatear datos
* Clasificación y filtrado de datos
* Calculando sumas y promedios
* Crear gráficos simples
* Uso de fórmulas básicas (por ejemplo, `sum`,` promedio ', `if`)
ii. Estructura tu guía:
Use una estructura clara y lógica. Considere esta plantilla:
* Título: Sea específico y conciso (por ejemplo, "Cases básicas de Excel:ingresar y formatear datos").
* Introducción: Explique brevemente la tarea y su propósito. Mencione el público objetivo (principiantes, usuarios intermedios).
* Instrucciones paso a paso: Este es el núcleo de su guía. Desglose la tarea en pasos pequeños y manejables. Use listas numeradas para mayor claridad.
* Capturas de pantalla: Incluya capturas de pantalla para guiar visualmente al usuario a través de cada paso. Claramente etiqueta cada captura de pantalla.
* Ejemplo: Proporcione un ejemplo simple que demuestre la tarea. Esto refuerza las instrucciones.
* Solución de problemas: Anticipar problemas comunes y proporcionar soluciones.
* Conclusión: Resume los pasos clave y apunte a los recursos para un mayor aprendizaje.
iii. Consideraciones de contenido y estilo:
* Claridad: Use un lenguaje simple y sencillo. Evite la jerga.
* Concisión: Llegar al grano. Evite los detalles innecesarios.
* precisión: Asegúrese de que todas las instrucciones e información sean correctas.
* consistencia: Mantenga un estilo consistente en toda la guía (por ejemplo, uso de encabezados, tamaño de fuente, puntos de bala).
* Accesibilidad: Use encabezados, subtítulos y puntos de bala para romper grandes trozos de texto. Considere usar el texto alternativo para imágenes para usuarios con discapacidad visual.
* Formateo: Use una fuente legible y un espacio adecuado. Considere usar una tabla para presentar datos claramente.
iv. Sección de Guía de ejemplo (calculando la suma de una columna):
Título: Calculando la suma de una columna en Excel
Introducción: Esta guía le muestra cómo calcular rápidamente la suma de los números en una columna utilizando la función 'Sum` incorporada de Excel. Esta es una habilidad fundamental para muchas tareas de hojas de cálculo.
Instrucciones paso a paso:
1. Abra su hoja de cálculo de Excel.
2. Seleccione la celda donde desea que aparezca la suma. (por ejemplo, celda B10 si sus números están en la columna B)
3. Tipo `=sum (` en la celda seleccionada.
4. Destaca las celdas que contienen los números que desea sumar. (por ejemplo, haga clic y arrastre desde la celda B1 a B9)
5. tipo `)` para cerrar los paréntesis.
6. Presione Enter. La suma aparecerá en la celda seleccionada.
Captura de pantalla: [Incluya una captura de pantalla que muestra los pasos 3-6]
Ejemplo: Si las células B1 a B9 contienen los números 10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90, entonces la fórmula `=suma (B1:B9)` volverá 450.
Solución de problemas:
* #name? Error: Esto generalmente significa que has mal `` Sum` `Sum`. Verifique dos veces la ortografía.
* #Value! Error: Esto a menudo significa que hay valores no numéricos en el rango que está sumando. Asegúrese de que todas las celdas contengan números.
V. Herramientas y formatos:
Puede crear su guía usando:
* Procesador de palabras (Microsoft Word, Google Docs): Bueno para texto e imágenes formateados.
* Software de presentación (PowerPoint, diapositivas de Google): Adecuado para una guía visual con menos palabras.
* página web (html, markdown): Ideal para compartir en línea y accesibilidad.
Recuerde probar su guía a fondo antes de compartirla para garantizar su claridad y precisión. Los comentarios de los usuarios son invaluables para mejorar su guía.