Factores que favorecen una sola impresora compartida:
* ahorros de costos: Una sola impresora es significativamente más barata por adelantado que comprar múltiples impresoras. Esto también reduce los costos continuos de tinta/tóner, mantenimiento y reparaciones.
* ahorro de espacio: Una impresora ocupa mucho menos espacio que múltiples impresoras.
* Gestión más fácil: Administrar una impresora es más simple que administrar múltiples impresoras, incluidas actualizaciones de software, horarios de mantenimiento y solución de problemas.
* Impacto ambiental reducido: Una impresora usa menos energía y produce menos residuos que múltiples impresoras.
Factores que favorecen las impresoras individuales:
* aumentó la productividad: Los empleados no tendrán que esperar en la fila o compartir el tiempo de la impresora, lo que lleva a una productividad potencialmente mayor, especialmente en oficinas ocupadas.
* tiempo de inactividad reducido: Si una impresora no funciona mal, no afecta a toda la oficina.
* Seguridad mejorada: Las impresoras individuales pueden ofrecer un mejor control sobre documentos confidenciales. Esto es especialmente importante si maneja información confidencial.
* Necesidades especializadas: Si los empleados tienen diferentes necesidades de impresión (por ejemplo, impresión de gran formato, tipos de papel especializado), las impresoras individuales pueden ser necesarias.
* Satisfacción del empleado: Tener una impresora dedicada puede mejorar la satisfacción de los empleados y reducir la frustración.
Cosas a considerar:
* Número de empleados: Para un equipo muy pequeño, una impresora compartida podría ser suficiente. Para un equipo más grande, las impresoras individuales pueden ser más eficientes.
* Volumen de impresión: El alto volumen de impresión podría requerir múltiples impresoras, incluso si se comparten.
* Presupuesto: Considere el costo total de propiedad para ambas opciones, incluida la compra inicial, los consumibles, el mantenimiento y los posibles costos de tiempo de inactividad.
* Tipo de trabajo: La naturaleza de su trabajo dictará el volumen de impresión y la necesidad de características especializadas.
* Diseño de la oficina: El diseño físico de su oficina puede afectar la conveniencia de una impresora compartida.
Recomendación:
Para la mayoría de las empresas pequeñas a medianas, una impresora compartida única y de alta calidad es a menudo la solución más rentable y eficiente. Sin embargo, si sus empleados tienen altas necesidades de impresión, documentos confidenciales o requieren características especializadas, entonces invertir en impresoras individuales podría ser una mejor opción. Pese cuidadosamente los factores mencionados anteriormente para determinar la mejor opción para su situación específica. Incluso puede considerar un enfoque híbrido:una impresora compartida para uso general y una impresora más pequeña y dedicada para un departamento o individuo en particular con necesidades inusualmente altas.