Contabilidad financiera:
* Ledger general: Este es el registro central de todas las transacciones financieras, resumiendo los saldos en varias cuentas (efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ingresos, gastos, etc.). A menudo se mantiene digitalmente hoy.
* Libro de efectivo: Registra todos los recibos y pagos en efectivo. Esto se puede dividir en libros separados para el efectivo menor y las cuentas bancarias.
* Libro/registro del día de ventas: Registra todas las transacciones de ventas, incluidos los detalles de las tarifas de los estudiantes, las ventas de bienes o servicios, etc.
* Compra un libro de día/registro: Registra todas las compras de bienes y servicios.
* Journal: Registra todas las transacciones cronológicamente antes de que se publiquen en el libro mayor. Esta podría ser una revista general separada o integrada en un sistema de contabilidad computarizado.
* Ledgers subsidiarios: Estos son registros detallados que admiten cuentas específicas en el libro mayor general. Los ejemplos incluyen:
* Cuentas por cobro del libro de cuentas: Mantios de registros adeudados por estudiantes u otros deudores.
* Cuentas Ledger por pagar: Registros montos adeudados a proveedores y acreedores.
* Registro de activos fijos: Registros de detalles de la propiedad, planta y equipo de la escuela (PPE), incluidos el costo, la depreciación y la depreciación acumulada.
* Registro de inventario (si corresponde): Rastrea el stock de suministros y materiales de la escuela.
Otros registros importantes:
* Registros de nómina: Registros de salarios de empleados, salarios, deducciones y pagos.
* estados de conciliación bancaria: Preparado regularmente para comparar el extracto bancario con el libro de efectivo e identificar discrepancias.
* Balance de prueba: Un resumen de todas las cuentas del libro mayor en un momento específico, utilizado para garantizar los débitos iguales créditos.
* Estado de resultados (cuenta de ganancias y pérdidas): Resume los ingresos y gastos de la escuela durante un período específico.
* Balance general: Muestra los activos, pasivos y capital de la escuela en un momento específico.
* Presupuesto: Un plan para los ingresos y gastos de la escuela por un período específico.
Nota importante: Muchas escuelas de hoy utilizan paquetes de software de contabilidad que automatizan muchas de estas funciones, integrando los diversos libros de cuentas en un solo sistema. Los nombres y formatos de estos registros pueden variar ligeramente dependiendo del sistema de contabilidad utilizado y los requisitos locales. Las escuelas más pequeñas pueden mantener registros más simples, mientras que las más grandes requerirán sistemas de contabilidad más detallados y complejos.