1. Claridad y concisión del mensaje:
* Mensaje con propósito: El remitente debe tener una comprensión clara del objetivo del mensaje. ¿Qué hay que comunicarse?
* Simplicidad y claridad: El mensaje debe ser fácil de entender, evitando la jerga, la ambigüedad y la complejidad innecesaria. Debe adaptarse a la comprensión del receptor.
* Concisión: El mensaje debe ser breve y al punto, entregando la información esencial sin detalles innecesarios.
2. Codificación y decodificación efectiva:
* Elegir el canal correcto: Seleccionar el medio apropiado (correo electrónico, llamada telefónica, reunión cara a cara, etc.) según la urgencia, la sensibilidad y la complejidad del mensaje.
* Codificación adecuada: El remitente debe traducir el mensaje en un formato que el receptor pueda entender (por ejemplo, escribir, hablar, ayudas visuales).
* decodificación precisa: El receptor necesita interpretar correctamente el mensaje, considerando las señales verbales y no verbales.
3. Comentarios y confirmación:
* Comunicación de dos vías: La comunicación eficiente rara vez es unilateral. Los comentarios le permiten al remitente aclarar malentendidos y garantizar que el mensaje se reciba según lo previsto.
* Reconocimiento y aclaración: El receptor debe reconocer la recepción del mensaje y solicitar una aclaración si es necesario.
4. Comprensión y contexto compartidos:
* tierra común: La comunicación efectiva requiere una comprensión compartida del contexto, la información de fondo y la terminología relevante.
* Sensibilidad cultural: Las diferencias en la cultura, el lenguaje y el fondo pueden afectar la interpretación. La conciencia de estas diferencias es crucial.
5. Idoneidad del medio:
* Selección de canales: El canal de comunicación elegido debe ser apropiado para el mensaje y la relación entre el remitente y el receptor (formal versus informal).
* Accesibilidad: El método de comunicación debe ser accesible para todas las partes involucradas.
6. Procesos y tecnología eficientes:
* flujo de trabajo optimizado: Deben existir procesos para facilitar el flujo de información, minimizando los retrasos y los cuellos de botella.
* Tecnología apropiada: Utilizar las herramientas y tecnologías adecuadas (por ejemplo, software de colaboración, herramientas de gestión de proyectos) puede mejorar significativamente la eficiencia.
7. Escucha activa y comunicación no verbal:
* Atento de escucha: El receptor debe escuchar activamente, prestando atención no solo a las palabras sino también al tono y a las señales no verbales.
* señales no verbales: Tanto el remitente como el receptor deben tener en cuenta el lenguaje corporal, el tono de voz y otras señales no verbales que pueden mejorar o restar valor al mensaje.
Cuando todos estos elementos están presentes y funcionan armoniosamente, el sistema de comunicación se vuelve eficiente, lo que lleva a una mejor comprensión, respuestas más rápidas y mejores resultados.