Aquí le mostramos cómo crear una plantilla de comprobante de desembolso en Excel:
1. Diseñe el diseño:
* encabezado: Incluya el logotipo y el nombre de su empresa, el número de cupón (considere usar una fórmula para incrementar automáticamente los números), la fecha y quizás un campo "Preparado por".
* Información del beneficiario: Secciones para el nombre, la dirección y la información de contacto del destinatario.
* Detalles de pago: Este es el núcleo. Incluir:
* Descripción del elemento: Una descripción clara de para qué sirve el pago.
* Cantidad: Si corresponde (por ejemplo, para bienes).
* Precio unitario: Si corresponde.
* Cantidad: El costo total para cada artículo.
* Totales: Calcule el monto total por pagar usando fórmulas (función de suma). Considere totales separados para impuestos y otros cargos.
* Método de pago: Indique cómo se realizará el pago (cheque, transferencia electrónica, etc.).
* Aprobaciones: Incluya espacios para firmas y nombres impresos de personal autorizado (por ejemplo, contador, gerente).
* pie de página: Incluya un espacio para notas o comentarios, número de versión y posiblemente un identificador único.
2. Use características de Excel:
* fórmulas: Use fórmulas para calcular automáticamente los totales (suma, etc.) para evitar errores manuales.
* Validación de datos: Use la validación de datos para garantizar la consistencia de los datos (por ejemplo, solo números en la columna "Cantidad", métodos de pago específicos de una lista desplegable).
* Formato condicional: Resaltar celdas que puedan necesitar atención (por ejemplo, cantidades negativas).
* Formato de número: Formatear los campos de divisas correctamente para mostrar las cantidades correctamente.
* Protección: Proteja la hoja de trabajo para evitar cambios accidentales después de la finalización.
3. Diseño de ejemplo (encabezados de columna):
| Encabezado de columna | Tipo de datos | Fórmula (si corresponde) |
| ---------------------- | ----------------- | -------------------------- |
| Número de cupón | Texto | =Concatenate ("Voucher-", fila ()-1) * (supone que la fila del encabezado es 1) * |
| Fecha | Fecha | |
| Nombre del beneficiario | Texto | |
| Dirección del beneficiario | Texto | |
| Descripción del artículo | Texto | |
| Cantidad | Número | |
| Precio unitario | Moneda | |
| Cantidad | Moneda | =Cantidad*Precio unitario |
| Subtotal | Moneda | =Suma (columna de cantidad) |
| Impuesto | Moneda | |
| Total | Moneda | =Subtotal + impuesto |
| Método de pago | Texto | |
| Preparado por | Texto | |
| Aprobado por | Texto | |
4. Consideraciones importantes:
* precisión: Vuelva a verificar todos los cálculos. Los errores en un comprobante de desembolso pueden tener consecuencias financieras significativas.
* Auditoría: Mantenga una pista de auditoría clara. Esta plantilla debe ser parte de un sistema contable más grande.
* Cumplimiento legal: Esta plantilla de Excel es * no * un sustituto del software de contabilidad adecuado. Consulte con un contador o profesional financiero para garantizar que su proceso cumpla con todos los requisitos legales.
Siguiendo estos pasos, puede crear una plantilla de cupón de desembolso funcional en Excel, pero recuerde sus limitaciones y siempre referencia cruzada con sus registros contables oficiales. Para necesidades comerciales serias, el software de contabilidad dedicado es esencial.