Formateo para legibilidad
* opciones de fuentes:
* claro y consistente: Cíguete a algunas fuentes limpias (Arial, Calibri, Verdana, etc.). Evite fuentes elegantes o demasiado decorativas.
* Tamaño: Elija un tamaño que sea fácil de leer (10-12 puntos suele ser bueno).
* Color: Use colores con moderación. Considere usar el color para resaltar información importante, pero no se exceda.
* Alineación:
* Alineado a la izquierda: Use la alineación de la izquierda para la mayoría de los texto y datos.
* Alineado a la derecha: Alinee los números a la derecha para una fácil comparación.
* Alineado en el centro: Use la alineación central para títulos y encabezados.
* Altura de fila y ancho de columna:
* Ajuste por el contenido: Asegúrese de que las filas sean lo suficientemente altas como para que el texto y los números se ajusten cómodamente. Ajuste el ancho de la columna para que pueda ver todos los datos en cada celda.
* Dimensionamiento consistente: Use la misma altura de fila y ancho de columna en toda su hoja de trabajo si es posible.
* Gridlines:
* Mostrar líneas de cuadrícula: Muestre las líneas de cuadrícula para separar las células claramente.
* ocultar líneas de cuadrícula: Si desea un aspecto más pulido para la impresión, oculte líneas de cuadrícula.
* Borders:
* resaltar áreas clave: Use bordes para enfatizar secciones, tablas o encabezados.
* Uso consistente: Cíguete a un estilo de borde constante en todo momento.
* Color y sombreado:
* Uso estratégico: Use colores para resaltar filas, columnas o puntos de datos.
* Accesibilidad: Tenga en cuenta la ceguera de color y use colores contrastantes para garantizar la legibilidad.
Organización y estructura
* encabezados y pies de página:
* Identificación de hoja de trabajo: Incluya un encabezado claro con el nombre de la hoja, la fecha u otra información relevante.
* Números de página: Agregue números de página para facilitar la navegación de documentos impresos.
* Estructura de datos:
* Tablas: Use tablas para presentar datos estructurados. Las tablas de Excel le permiten formatear y analizar los datos de manera más efectiva.
* Etiquetas: Use etiquetas claras y concisas para filas, columnas y puntos de datos.
* Agrupación y esquema:
* colapso/expandir: Agrupe las filas o columnas relacionadas y use el descuido para colapsar o expandir secciones para una navegación más fácil.
* filas y columnas en blanco:
* Breaks visuales: Use filas y columnas en blanco para separar secciones de datos y hacer que su hoja de trabajo sea más atractiva visualmente.
Las mejores prácticas para la legibilidad
* claro y conciso: Use un lenguaje simple y evite la jerga innecesaria.
* Evite la redundancia: No repita información en varios lugares.
* Use gráficos y gráficos: Visualice sus datos con gráficos y gráficos para facilitar la información compleja de entender.
* Validación de datos: Use la validación de datos para evitar errores y garantizar la consistencia de los datos.
* Comentarios: Agregue comentarios para explicar sus datos o fórmulas si es necesario.
* prueba y refine: Muestre su hoja de trabajo a los demás y reciba comentarios sobre la legibilidad.
Herramientas de Excel específicas
* Formato condicional: Resaltar celdas basadas en condiciones.
* Pintor de formato: Copie rápidamente el formato de una celda a otra.
* Panes de congelación: Mantenga los encabezados visibles al desplazarse a través de grandes conjuntos de datos.
* Vista previa de impresión: Vea cómo se verá su hoja de trabajo cuando se imprima.
Ejemplo:
Imagine que tiene un informe de ventas. Aquí le mostramos cómo hacerlo más legible:
1. Encabezados: Agregue una fila de encabezado con "producto", "cantidad vendida", "precio" y "ingresos totales" (alineado con la izquierda).
2. Formateo:
* Aplicar formato en negrita a la fila del encabezado.
* Alinee a la derecha la "cantidad vendida", "precio" y columnas de "ingresos totales".
* Use bordes para crear una tabla clara.
3. Validación de datos: Asegúrese de que solo se ingresen números en las columnas de cantidad y precios.
4. Cálculos: Use una fórmula para calcular los "ingresos totales" (cantidad vendida * precio) y muestre los resultados en una columna separada.
5. Gráficos: Cree un gráfico de barras para visualizar los ingresos totales para cada producto.
Recuerde, el objetivo es hacer que su hoja de trabajo sea fácil de entender y navegar.