1. Campo "To":
* destinatario primario (s): Coloque las direcciones de correo electrónico de la persona o las personas a las que se está dirigiendo directamente y espera una respuesta.
* Precisión de la dirección de correo electrónico: Vuelva a verificar que las dirección (s) de correo electrónico sean correctas. Un error tipográfico puede evitar que su mensaje llegue al destinatario previsto.
* Un destinatario principal (cuando sea posible): Si necesita información de una persona específica, dirigir el correo electrónico solo a ellos en el campo "para" puede dejar en claro quién necesita tomar medidas.
2. Campo "CC" (copia de carbono):
* Propósitos informativos: Use "CC" para las personas que necesitan conocer el contenido del correo electrónico pero no se espera que tomen medidas directas. Esto a menudo se usa para supervisores, colegas o partes interesadas que necesitan permanecer al tanto.
* Transparencia: También le permite al receptor "para" saber quién más es consciente de la comunicación.
* Uso apropiado: No se exageren. Solo incluya personas que realmente necesitan ser informadas.
3. Campo "BCC" (copia de carbono ciego):
* Privacidad: Use "BCC" para incluir a los destinatarios sin que los otros destinatarios sepan que han sido incluidos. Esto protege la privacidad de sus direcciones de correo electrónico.
* Listas de correo grandes: A menudo se usa al enviar correos electrónicos a un gran grupo de personas (por ejemplo, un boletín) para evitar que las direcciones de correo electrónico de todos sean visibles entre sí.
* Precaución: Use BCC con moderación. El uso excesivo puede crear la impresión de ser secreto o engañoso. Considere si informar a los destinatarios "a" y "CC" sobre todas las partes es más apropiado y profesional.
4. Línea de asunto:
* claro y conciso: La línea de asunto debe resumir con precisión y brevemente el propósito del correo electrónico. Esto ayuda al destinatario a priorizar y encontrar fácilmente el correo electrónico más tarde.
* específico: Evite las líneas de asunto vagas como "Hola" o "Pregunta". En su lugar, use algo como "Consulta sobre la fecha límite del Proyecto X" o "Solicitud de reunión - [Fecha] - [Tema]".
* Palabras clave: Use palabras clave relevantes que faciliten la búsqueda del correo electrónico más adelante.
* urgencia (use con moderación): Si el correo electrónico es urgente, puede incluir "urgente" o "acción requerida" en la línea de asunto, pero solo si es realmente necesario. Las banderas de urgencia en exceso pueden desensibilizar a los destinatarios.
* Consideraciones de respuesta: Al responder a un correo electrónico, deje la línea de asunto original intacta (o agréguela de manera apropiada) para mantener el contexto.
5. Saludo/Saludo:
* formal:
* "Estimado Sr./ms./dr. [Apellido]" (La mayoría formal, especialmente cuando no conoce bien a la persona o se comunica en un entorno profesional)
* "Querido [Nombre] [Apellido]," (un poco menos formal)
* semiformal:
* "Estimado [Nombre]" (aceptable en muchos contextos profesionales, especialmente si se ha comunicado con la persona antes)
* "Hola [Nombre]," (común y generalmente seguro)
* "Buenos días/tarde/noche [Nombre]",
* informal:
* "Hola [Nombre]," (apropiado para colegas o amigos cercanos)
* "Hola [Nombre]," (menos formal que "Hola")
* Cuando no sabes el nombre:
* "A quién le corresponde" (use como último recurso; intente encontrar un nombre si es posible)
* "Estimado [Nombre del departamento] Equipo" (por ejemplo, "Estimado equipo de servicio al cliente")
* Consideraciones generales:
* Haga coincidir la formalidad de su saludo con su relación con el destinatario y el tono general de su correo electrónico.
* Si no estás seguro, errar por el lado de la formalidad.
* Presta atención a las normas culturales:algunas culturas prefieren más saludos formales que otras.
6. Cuerpo del correo electrónico:
* Propósito y tono: Sea claro sobre el propósito de su correo electrónico desde el principio. Mantener un tono profesional y respetuoso.
* Concisión: Mantenga su mensaje conciso y al grano. La gente está ocupada, así que respeta su tiempo.
* Claridad: Use un lenguaje claro y simple. Evite la jerga o la jerga que el destinatario puede no entender.
* gramática y ortografía: Revise cuidadosamente los errores de gramática y ortografía. Los errores pueden hacerte parecer poco profesional.
* Formateo: Use saltos de párrafo y puntos de bala para que su correo electrónico sea más fácil de leer. Evite usar en negrita excesiva, cursiva o subrayado.
* Llamada a la acción: Si necesita que el destinatario haga algo, indique claramente lo que necesita que hagan y cuándo.
* Adjuntos: Si adjunta archivos, mencione en el cuerpo de correo electrónico y asegúrese de que estén nombrados y formateados correctamente.
7. Cierre:
* formal:
* "Atentamente,"
* "Respetuosamente" (use con precaución, generalmente reservado para superiores o solicitudes formales)
* "Tuyo sinceramente" (más común en inglés británico)
* semiformal:
* "Atentamente,"
* "Saludos,"
* "Atentamente,"
* "Mejor,"
* informal:
* "Gracias" (si les estás agradeciendo por algo)
* "Cheers" (más común en inglés británico)
* "Los mejores deseos,"
* Firma: Incluya una firma de correo electrónico profesional con su nombre, título, empresa e información de contacto. Esto evita que el destinatario tenga que buscar su información de contacto.
Ejemplo de un correo electrónico bien adicional (formal):
sujeto: Propuesta de proyecto - Rediseño del sitio web
Estimado Sr. Doe,
Espero que este correo electrónico te encuentre bien.
Encuentre adjunto la propuesta del proyecto para el rediseño del sitio web. Esta propuesta describe el alcance del proyecto, nuestro enfoque propuesto y la línea de tiempo estimada.
Agradeceríamos la oportunidad de discutir la propuesta más a su conveniencia. Háganos saber si está disponible para una breve llamada la próxima semana.
Gracias por su tiempo y consideración.
Atentamente,
[Su nombre]
[Tu título]
[Tu empresa]
[Su número de teléfono]
[Su dirección de correo electrónico]
[Su sitio web (opcional)]
Takeaways de teclas:
* Conozca a su audiencia: El nivel de formalidad debe coincidir con su relación con el destinatario.
* ser profesional: Incluso en entornos informales, mantenga un tono profesional.
* Sea claro y conciso: Llegue al punto rápidamente y evite información innecesaria.
* Revise cuidadosamente: Los errores pueden dañar su credibilidad.
* Piense en la perspectiva del destinatario: Haga que sea fácil para ellos comprender y responder a su correo electrónico.
* Considere la etiqueta de correo electrónico: Tenga en cuenta el comportamiento apropiado de respuesta, evitando las respuestas de la cadena y el uso de respuestas fuera de la oficina cuando no está disponible.