Aquí hay un desglose de lo que puede incluir en una carta de correo electrónico de servidor saliente, categorizada para mayor claridad:
1. Política de uso aceptable (AUP):
* Propósito del uso del correo electrónico: Defina claramente para qué debe usarse el servidor de correo electrónico *. Ejemplos:
* "Este servidor está destinado solo a comunicaciones comerciales oficiales".
* "Este servidor es para comunicaciones internas e interacciones externas autorizadas relacionadas con [nombre de la empresa/organización]".
* Contenido prohibido: Explícitamente indique qué tipos de correos electrónicos están * no * permitidos. Esto es crucial. Ejemplos:
* "El envío de correo electrónico comercial no solicitado (SPAM) está estrictamente prohibido".
* "Se prohíbe enviar o transmitir contenido discriminatorio, hostigamiento, difamatorio o de otro modo ofensivo".
* "El envío o transmisión de contenido ilegal o ilegal está prohibido".
* "Se prohíbe enviar o transmitir contenido que viole los derechos de autor, la marca registrada u otros derechos de propiedad intelectual".
* "Está prohibido enviar correos electrónicos o correos electrónicos de phishing diseñados para engañar a los destinatarios".
* Uso personal: Defina si se permite el uso personal y, de ser así, cuáles son las limitaciones. Ejemplo:"Se permite el uso personal limitado, siempre que no interfiera con las operaciones comerciales y cumpla con todos los demás aspectos de esta carta".
* Actividades políticas o religiosas: Especifique si el correo electrónico se puede utilizar para estos fines y cualquier restricción.
* Correo electrónico/marketing a granel: Indique la política sobre el envío de correos electrónicos a granel. A menudo, se debe utilizar un servicio separado y dedicado para campañas de marketing. Ejemplo:"El envío de correos electrónicos a granel o materiales de marketing a través de este servidor generalmente está prohibido. Los departamentos que requieren esta capacidad deben contactar [departamento de TI/contacto designado] para explorar soluciones alternativas".
2. Políticas de seguridad:
* Seguridad de la contraseña: Enfatice la importancia de las contraseñas seguras y los cambios de contraseña regulares.
* Seguridad de la cuenta: Resumen de las responsabilidades para la seguridad de las cuentas. Ejemplos:
* "Los usuarios son responsables de mantener la confidencialidad de sus credenciales de inicio de sesión".
* "Informe cualquier violación de seguridad sospechosa o acceso no autorizado inmediatamente al [departamento de TI/contacto designado]".
* antivirus y anti-malware: Exigir el uso de software antivirus actualizado.
* Seguridad de datos: Describa cualquier política relacionada con el cifrado de datos confidenciales en los correos electrónicos.
* Conciencia de phishing: Recuerde a los usuarios que estén atentos a los correos electrónicos de phishing y los enlaces sospechosos.
* Prevención de suplantación: Procedimientos de esquema para prevenir la suplantación de correo electrónico (por ejemplo, SPF, DKIM, DMARC). Esto a menudo es más técnico y administrado por el Departamento de TI, pero los usuarios deben ser conscientes de la importancia de autenticar los correos electrónicos.
* Autenticación de dos factores (2fa): Si se implementa, esto debería ser obligatorio.
3. Etiqueta de correo electrónico y mejores prácticas:
* líneas de asunto: Fomentar líneas de asunto informativas y concisas.
* Direcciones de respuesta: Asegúrese de que la dirección de "respuesta a" sea correcta y monitoreada.
* firmas: Requiere el uso de firmas de correo electrónico profesionales. Proporcione una plantilla si es necesario.
* Confidencialidad: Recuerde a los usuarios que tengan precaución al enviar información confidencial por correo electrónico.
* Longitud de la cadena de correo electrónico: Anime a los usuarios a mantener concisas las cadenas de correo electrónico y eliminar contenido innecesario al responder.
* Límites de tamaño de accesorio: Especifique cualquier límite del tamaño de los archivos adjuntos de correo electrónico.
* Mensajes fuera de la oficina: Proporcione pautas para establecer mensajes fuera de la oficina apropiados.
* Filtrado de spam: Explique las políticas de filtrado de spam del servidor y cómo manejar falsos positivos.
4. Cumplimiento y consideraciones legales:
* Leyes de privacidad de datos: Consulte las leyes de privacidad de datos relevantes (por ejemplo, GDPR, CCPA) y enfatice la importancia de cumplir con estas leyes al enviar correos electrónicos.
* Políticas de retención de registros: Describe cualquier política con respecto a la retención de correos electrónicos.
* Monitoreo y auditoría: Indique que el uso del correo electrónico puede ser monitoreado y auditado para el cumplimiento de la carta. Ser transparente sobre esto. Ejemplo:"El departamento de TI se reserva el derecho de monitorear la actividad del correo electrónico para fines de seguridad y cumplimiento".
* Descargo de responsabilidad legal: Considere incluir un descargo de responsabilidad legal al final de la carta.
* Consecuencias de las violaciones: Indique claramente las consecuencias de violar la carta, que puede incluir la suspensión de la cuenta, la acción disciplinaria o las sanciones legales.
5. Administración y actualizaciones:
* Administrador de chárter: Designe a una persona o departamento responsable de mantener y actualizar la carta.
* Historial de revisión: Incluya una sección para rastrear los cambios en la carta.
* Información de contacto: Proporcione información de contacto para preguntas o inquietudes sobre la carta.
* Acuerdo y aceptación: Considere exigir a los usuarios que reconozcan y acuerden los términos de la carta antes de usar el servidor de correo electrónico.
Ejemplo de fragmentos:
* Ejemplo de línea de asunto: "Las líneas de asunto deben reflejar con precisión el contenido del correo electrónico. Evite las líneas de asunto vagas como 'importante' o 'FYI'".
* Ejemplo de tamaño de archivo adjunto: "Los archivos adjuntos deben mantenerse a un tamaño mínimo. Los archivos grandes deben compartirse a través de [Servicio de intercambio de archivos] en lugar de adjuntarlos a los correos electrónicos".
* Ejemplo de seguridad de contraseña: "Las contraseñas deben tener al menos 12 caracteres e incluir una combinación de letras, números y símbolos en minúsculas y minúsculas. Las contraseñas deben cambiarse al menos cada 90 días".
Consideraciones importantes:
* audiencia: Adapte la carta a la audiencia específica utilizando el servidor de correo electrónico (por ejemplo, empleados, estudiantes, miembros).
* Legalidad: Consulte con el asesor legal para garantizar que la carta sea legalmente sólida y que cumpla con las leyes aplicables.
* Claridad: Use un lenguaje claro y conciso para evitar la ambigüedad.
* Accesibilidad: Haga que la carta sea fácilmente accesible para todos los usuarios.
* Ejecución: Implementar mecanismos para hacer cumplir la carta y abordar las violaciones.
* Entrenamiento: Proporcionar capacitación a los usuarios en la carta y sus requisitos.
* Revisión regular: Revise y actualice la carta regularmente para reflejar cambios en la tecnología, las regulaciones y las políticas organizacionales.
En resumen:
La carta de correo electrónico de su servidor saliente debe ser un documento integral que establezca expectativas claras para el uso del correo electrónico, promueva la seguridad y garantiza el cumplimiento de los estándares legales y éticos. Es una herramienta crítica para administrar las comunicaciones por correo electrónico de su organización y proteger su reputación. Recuerde adaptar esta plantilla a sus necesidades específicas y consultar con el asesor legal para garantizar que sea apropiado para su organización.