Principios centrales de un correo electrónico informativo:
* impulsado por propósito: Sepa por qué está escribiendo. ¿Qué información necesita transmitir?
* dirigido: Considera a tu audiencia. ¿Qué saben ya? ¿Cuáles son sus necesidades y expectativas?
* claro y conciso: Llegar al grano. Evite la jerga o el lenguaje demasiado complejo.
* Organizado: Presente información lógicamente utilizando encabezados, puntos de bala, listas numeradas o párrafos cortos.
* preciso: Asegúrese de que su información sea correcta y actualizada. Cita fuentes cuando sea apropiado.
* Professional: Mantenga un tono profesional y use gramática y ortografía adecuadas.
* Accionable (cuando sea apropiado): Si desea que el lector haga * algo *, deje en claro lo que necesita que hagan y cuándo.
Estructura general de un correo electrónico informativo:
1. Línea de asunto: Claro y descriptivo. Piense en palabras clave que ayudarán al destinatario a comprender rápidamente el contenido del correo electrónico.
2. Saludo: Use un saludo apropiado (por ejemplo, "querido [nombre]" o "hola [nombre]").
3. Introducción: Indique el propósito del correo electrónico de inmediato.
4. cuerpo: Proporcione la información de manera clara y organizada.
5. Conclusión: Resume puntos clave, ofrece más asistencia o indique la acción deseada.
6. Cierre: Use un cierre profesional (por ejemplo, "sinceramente", "mejor saludos", "Saludos").
7. Firma: Incluya su nombre e información de contacto.
Ejemplo de escenarios y correos electrónicos:
1. Informar a los empleados sobre una nueva política de empresa
* sujeto: Nueva política:pautas de trabajo remoto
* cuerpo:
Estimados empleados,
Este correo electrónico describe la política de la nueva empresa con respecto al trabajo remoto, efectivo [fecha].
Puntos de política clave:
* Elegibilidad: Todos los empleados que han estado con la empresa durante al menos seis meses y han demostrado un rendimiento satisfactorio son elegibles para solicitar un trabajo remoto.
* Proceso de aplicación: Para solicitar, complete el formulario de solicitud de trabajo remoto (adjunto) y envíelo a su gerente para su revisión.
* Equipo: La compañía proporcionará una computadora portátil y monitoreará el trabajo remoto. Los empleados son responsables de proporcionar su propia conexión confiable a Internet.
* Seguridad: Los empleados que trabajan de forma remota deben adherirse a todas las políticas de seguridad de la empresa.
* horas: Se espera que los empleados remotos mantengan horas de trabajo regulares y estén disponibles para las reuniones.
Una versión detallada de la política está disponible en la intranet de la empresa:[enlace a la política]
Por favor revise la política cuidadosamente. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con los recursos humanos en [dirección de correo electrónico de recursos humanos] o [número de teléfono de recursos humanos].
Atentamente,
[Su nombre]
[Tu título]
Explicación:
* sujeto: Establece claramente el tema.
* Introducción: Inmediatamente informa a los empleados sobre la nueva política.
* cuerpo: Utiliza puntos de bala para resaltar los puntos clave, lo que facilita la lectura y la comprensión.
* Enlace: Proporciona acceso al documento de política completo.
* Información de contacto: Da a los empleados una forma de hacer preguntas.
* Accionable (implícito): Se espera que los empleados revisen la política.
2. Informar a un cliente sobre una actualización de pedido
* sujeto: Actualización del pedido:su pedido #[Número de pedido]
* cuerpo:
Estimado [Nombre del cliente],
Este correo electrónico es para informarle sobre una actualización de su pedido reciente (#[número de pedido]).
Su pedido ha sido enviado y se espera que llegue dentro de 3-5 días hábiles.
Información de seguimiento:
* Número de seguimiento: [El número de rastreo]
* transportista de envío: [Nombre del transportista de envío]
* Rastree su pedido: [Enlace a la página de seguimiento]
También puede ver los detalles de su pedido y realizar un seguimiento de su progreso en nuestro sitio web:[Enlace a la página del pedido]
Si tiene alguna pregunta o inquietud, no dude en contactarnos en [Dirección de correo electrónico de servicio al cliente] o [Número de teléfono de servicio al cliente].
¡Gracias por su pedido!
Atentamente,
[Su nombre]
[Tu empresa]
Explicación:
* sujeto: Incluye el número de pedido para una fácil identificación.
* Introducción: Establece claramente el propósito del correo electrónico (actualización del pedido).
* cuerpo: Proporciona información clave:estado de envío, detalles de seguimiento y enlaces para rastrear el pedido.
* Información de contacto: Ofrece atención al cliente.
* Tono positivo: Incluye un "agradecimiento" para reforzar la apreciación del cliente.
3. Informar a los miembros del equipo sobre un hito del proyecto
* sujeto: Proyecto [Nombre del proyecto]:Milestone logrado - Finalización de la Fase 1
* cuerpo:
Hola, equipo,
¡Buenas noticias! Escribo para hacerle saber que hemos completado con éxito la fase 1 del proyecto [Nombre del proyecto].
Este hito incluyó [enumerar brevemente los entregables clave de la fase 1, por ejemplo, la recopilación de requisitos, la finalización del diseño, el prototipo inicial].
Quiero agradecer a todos por su arduo trabajo y dedicación al alcanzar este importante hito. Sus contribuciones han sido invaluables.
Siguientes pasos:
* Nos moveremos a la Fase 2, centrándonos en [describir brevemente la siguiente fase].
* Nuestra próxima reunión de equipo para discutir la planificación de la Fase 2 está programada para [Fecha] en [Hora] en [Link de ubicación/reunión virtual].
* Revise la línea de tiempo actualizada del proyecto en [Enlace a la herramienta de gestión de proyectos].
¡Felicitaciones nuevamente por este logro!
Saludos,
[Su nombre]
[Tu título]
Explicación:
* sujeto: Claro e informativo sobre el logro hito.
* Introducción: Entrega las buenas noticias por adelantado.
* cuerpo: Reconoce el esfuerzo del equipo y describe brevemente la fase completa.
* Siguientes pasos: Proporciona una dirección clara para que el equipo avance.
* Accionable: Dirige a los miembros del equipo que revisen la línea de tiempo del proyecto y asistan a la próxima reunión.
4. Informar a un cliente sobre la agenda de reuniones
* sujeto: Agenda para nuestra reunión en [Fecha]
* cuerpo:
Estimado [Nombre del cliente],
Este correo electrónico describe la agenda para nuestra reunión en [fecha] en [hora].
agenda
1. Revisión de elementos de acción anteriores (10 minutos)
2. Discusión de [Tema 1] (20 minutos)
3. Actualización de progreso sobre [Tema 2] (20 minutos)
4. Siguientes pasos y elementos de acción (10 minutos)
Avíseme si tiene alguna pregunta o desea agregar algún elemento a la agenda.
Espero con ansias nuestra reunión.
Atentamente,
[Su nombre]
[Tu título]
Explicación:
* sujeto: Directo e incluye la fecha de la reunión.
* cuerpo: Utiliza listas numeradas para presentar claramente los puntos de la agenda.
* Duración: Incluye el tiempo planeado para cada artículo.
* Ofrezca comentarios: Le da al cliente la oportunidad de solicitar cambios.
Consideraciones clave para correos electrónicos informativos efectivos:
* Conocimiento de la audiencia: Adapte el nivel de detalle a la comprensión existente de su audiencia. No explique demasiado los conceptos básicos, pero tampoco asuma demasiado conocimiento previo.
* Apelación visual: Use el formato (encabezados, puntos de bala, espaciado) para romper grandes bloques de texto y hacer que el correo electrónico sea más fácil de escanear.
* Adjuntos: Si incluye archivos adjuntos, mencione en el correo electrónico y indique claramente lo que contienen.
* Cerrar a prueba: Siempre revise cuidadosamente los errores de gramática, ortografía y puntuación antes de enviar.
* Enlaces de prueba: Si incluye algún enlace, verifique que funcione correctamente.
* amigable con los dispositivos móviles: Considere que muchas personas leerán su correo electrónico en sus dispositivos móviles. Mantenga los párrafos cortos y use un tamaño de fuente claro y legible.
Al seguir estos principios y adaptar los ejemplos a su situación específica, puede escribir correos electrónicos informativos que sean claros, concisos y efectivos. Recuerde siempre tener en cuenta a su audiencia y propósito.