Una de las ventajas de la digitalización de documentos es que puede permitir que un gran volumen de información que se almacenan en un área pequeña. Físicamente archivar y recuperar documentos en papel requiere una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo y requiere archivadores que pueden ocupar habitaciones enteras dedicadas al almacenamiento. Un solo disco duro del ordenador puede almacenar el equivalente de cientos de archivadores por valor de documentos físicos como imágenes digitales.
Comunicación
Otra ventaja importante de la digitalización de documentos es que permite que la información a ser enviada a otros de forma rápida y fácilmente . Un documento escaneado se puede enviar a otros en todo el mundo de forma casi instantánea como un archivo adjunto de correo electrónico , mientras que los documentos físicos pueden tomar días o semanas para enviar a través de correo postal y sistemas de parcelas , y puede ser muy costoso.
Data Access
encontrar documentos específicos en archivadores grandes es complicado y se puede perder tiempo en busca de documentos que han sido retirados , que nunca se presentaron , o que han sido mal archivado . Digitalización de documentos permite a las bases de datos digitales de los documentos que se pueden buscar rápidamente sobre la base de criterios tales como palabras clave o documentos de títulos. Esto puede aumentar significativamente la eficiencia de acceso a los datos y realizar investigaciones , y puede permitir que varios usuarios puedan acceder a la misma información al mismo tiempo.
Backups
Scanning permite a los usuarios para crear copias de seguridad de documentos para evitar la pérdida de datos. Creación de copias físicas de documentos requiere tiempo, tinta o tóner y papel, pero la creación de copias de la información digital es tan simple como conectar un disco duro externo a un ordenador y arrastrar los archivos que desea copiar en la ventana de la nueva unidad de disco duro . Incluso los dispositivos de almacenamiento compacto , como unidades flash tienen el potencial para mantener a millones de palabras en los documentos escaneados y pueden permitir a los usuarios para el transporte de documentos en una forma portátil y fácil de usar.
Edición de Documentos
Digitalización de documentos
permite a los usuarios editar o cambiar los documentos de los programas de ordenador , como editores de imágenes y procesadores de texto . Esto puede permitir a los usuarios añadir comentarios y notas a los documentos sin cambiar el documento original : una nueva versión se puede guardar cada vez que cambia o edita fueron compuestos
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