escáneres modernos vienen con software relacionado que hace que escanear y guardar documentos posibles , sin embargo , las empresas tienen que tener en cuenta la formación de software . Los empleados no sólo tienen que saber cómo operar el equipo , sino que también están obligados a utilizar los programas asociados con el fin de modificar y /o almacenar archivos electrónicos. Aptitud y competencia en esta área a menudo toma tiempo , mientras que los documentos en papel son fáciles de usar y hay poca o ninguna formación que participan en muchos sistemas de archivo tradicionales. De acuerdo con la Scottish Clínica Gestión de la Información en la web de la práctica : "Es más fácil para su personal a presentar las cartas que funcione con un sistema de escaneo . "
Costosos equipamientos
Además de los costes de formación de software , las empresas tienen otros gastos elevados que pensar desde el principio de un proceso de conversión de papel. Gastos de establecimiento incluyen la compra de equipos, así como el software relacionado exploración. Dependiendo del tamaño de una empresa , esto puede ser caro , y el equipo puede necesitar mantenimiento en el tiempo .
Mucho más espacio de memoria
empresas ahora necesitan menos metros cuadrados para albergar engorrosos " copias ", pero necesitan una gran cantidad de espacio de memoria digital con el fin de almacenar los archivos electrónicos . Las personas a menudo utilizan escáneres porque quieren una representación digital exacta de un documento en particular , por lo que los documentos se han escaneado y se guardan como archivos JPEG o TIFF. Los archivos JPEG de alta resolución son grandes, y los archivos TIFF son incluso más grandes . Cualquier persona con un ordenador puede leer estos archivos, si se envían como archivos PDF, con un lector de PDF , pero el espacio de memoria significativa es necesario para almacenar los archivos electrónicos en sí mismos .
Conversión Preocupaciones
las empresas que quieren ir sin papel a través de las rutas de imágenes de documentos tienen que destinar una buena cantidad de tiempo para el proceso de conversión y el escaneo de documentos existentes a tener lugar. Escaneo cada documento es a menudo mucho tiempo, dependiendo del número de documentos se convierten a formato digital, y todo el proceso puede ser costoso como resultado. Monocromático Limitaciones
< p> Escáneres son una gran herramienta y tienen muchos usos . Sin embargo, una gran desventaja de un documento escaneado es que es sólo una imagen de un documento y no el texto real . Por lo tanto, si usted está trabajando con un documento que contiene texto , no hay mucho que puedes hacer con él una vez que la imagen se ha escaneado . Edición de un texto en este tipo de archivos es difícil y requiere conocimientos de software de edición de imágenes para llevar a cabo .