* Cumplimiento: Muchas industrias (finanzas, atención médica, legal) tienen requisitos legales o reglamentarios que dictan cuánto tiempo deben retener los tipos específicos de datos. El incumplimiento puede conducir a multas significativas y repercusiones legales.
* Descubrimiento legal: En caso de litigio, tener una política de retención de archivos claro ayuda a las organizaciones a ubicar rápidamente documentos relevantes y demostrar el cumplimiento de las solicitudes de descubrimiento legal.
* Eficiencia operativa: Una política bien definida ayuda a reducir los costos de almacenamiento y simplifica la gestión de datos mediante la eliminación de datos innecesarios.
* Seguridad de datos: Al eliminar datos obsoletos o irrelevantes, las organizaciones reducen su superficie de ataque y el riesgo de violaciones de datos.
* Audición: Una política de retención documentada proporciona una pista de auditoría clara, que muestra cómo se han manejado los datos a lo largo de su ciclo de vida.
En esencia, la retención de archivos se trata de lograr un equilibrio entre mantener los datos necesarios durante el mayor tiempo que sea necesario y la eliminación de forma segura que ya no se necesitan. Es un componente crítico de un programa de gestión de registros más amplio.